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Dicas de como organizar documentos

Não existe nada pior do que precisar de um documento e não encontrá-lo. Mas quando os papéis se acumulam nas gavetas ou ficam espalhados pela casa, não é muito difícil passar por esse tipo de situação. Organizar facilita tudo e ajuda você a economizar tempo para fazer as atividades que são mais importantes no seu dia a dia. Para saber como organizar documentos de forma definitiva e dar um fim à bagunça, confira nossas dicas:

Como organizar documentos: comece juntando tudo

O primeiro passo para organizar os documentos é reuni-los todos em um só lugar. Pode ser uma caixa, uma gaveta ou mesmo uma pasta, dependendo do volume. Não se preocupe em jogar nada fora nesse momento. O objetivo aqui é apenas juntar todos os documentos antes de começar a organização.

Mesmo que você já tenha o hábito de acumular seus documentos em um único local, não deixe de dar uma boa verificada na casa para ver se não encontra nenhum documento perdido por aí.

Separar: cada coisa em sua pilha

Depois de reunir todos os documentos, é necessário separar 3 pilhas. Na primeira você colocará apenas os documentos que precisam ser arquivados. Em outra pilha, coloque os documentos que precisam ser entregues a outras pessoas. E, por fim, na última pilha, separe os documentos que precisam ser descartados.

Lembre-se que alguns documentos precisam ser mantidos por um tempo por questões de segurança e implicações jurídicas. É o caso de contratos, canhotos e extratos bancários que devem ser guardados por 1 ano. Comprovantes de recolhimento de impostos (IPVA, IPTU e IRPF) devem ser mantidos por, pelo menos, 5 anos. Comprovantes de pagamento de serviços essenciais, como água, luz e outros, além de aluguel, mensalidades e cartões de crédito também devem ser guardados por esse prazo.

Mantenha as contas do condomínio por 10 anos. Documentos pessoais, como a declaração do imposto de renda, testamentos, registro de imóveis, carnê do INSS, holerites, entre outros, nunca devem ser descartados.

Guardar: cada coisa em seu lugar

Depois de fazer a triagem e descartar todos os documentos que não serão mais usados e separar aqueles que devem ser devolvidos ou entregues, chegou a hora de organizar para guardar. Para que os documentos sejam mais fáceis de se localizar, o ideal é estabelecer critérios para guardar. Você pode separar pastas de cores diferentes e armazená-las em um gaveteiro. Ou pode optar por caixas com nomes, fica a seu critério. O importante é agrupar documentos que tenham uma finalidade em comum, por exemplo: documentos da casa, e colocá-los em uma caixa ou pasta separada.


Pronto! Agora que você já sabe como organizar documentos é só colocar tudo em seu devido lugar.